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O que são e como identificar notas frias?

De modo simples e resumido, notas frias são notas fiscais falsas emitidas no CNPJ de outra empresa. Como você já deve imaginar, isso é, sim, uma prática criminosa, sujeita a julgamento, prisão, dentre todas as outras medidas padrões para crimes de fraude fiscal. Quem tende a sair mal na história é a empresa destinatária das notas. Você não só pode, como deve se prevenir desses riscos.

Se você ainda não entendeu a situação e deseja uma definição ainda melhor de notas frias, aí vai: elas são utilizadas para registrar operações que nunca ocorreram, no nome de outras empresas, ou que ocorreram de modo diferente.

Tá, mas qual o problema disso?

É gigante. Imagine, por exemplo, que uma nota fria foi emitida no nome da sua empresa, relacionada à uma operação que foi feita aí, internamente. Só que foi emitida sem seu conhecimento, com valores altíssimos e discrepantes. Você só saberá disso quando… a fiscalização bater na sua porta. E aí o problema, provavelmente será gigante, pois a sua empresa poderá ser indiciada por falsidade ideológica, estelionato, entre outros crimes pesados.

O artigo 172 do Código Penal determina multa e prisão de 2 a 4 anos para quem emitir fatura, duplicata ou nota de venda que não corresponda à mercadoria vendida, em quantidade ou qualidade, ou ao serviço prestado. Já a Lei 8.137/90 estabelece no art. 1°:

Constitui crime contra a ordem tributária suprimir ou reduzir tributo, ou contribuição social e qualquer acessório, mediante as seguintes condutas:

I – omitir informação, ou prestar declaração falsa às autoridades fazendárias
II – fraudar a fiscalização tributária, inserindo elementos inexatos, ou omitindo operação de qualquer natureza, em documento ou livro exigido pela lei fiscal;
III – falsificar ou alterar nota fiscal, fatura, duplicata, nota de venda, ou qualquer outro documento relativo à operação tributável;
IV – elaborar, distribuir, fornecer, emitir ou utilizar documento que saiba ou deva saber falso ou inexato;
V – negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação.
Pena – reclusão de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, e multa.

E como fazer a consulta de notas frias?

Para prevenção, sempre se aconselha fazer com que os processos fiscais da sua empresa estejam em conformidade com a legislação vigente, assim como que sejam feitos de modo totalmente transparente. Um meio para isso, é fazer a consulta regular de NF-e e download automático de XML.

Para se prevenir contra fraudes, envolvendo o CNPJ do seu negócio, é de extrema importância a consulta e monitoramento das notas fiscais. Um meio que é muito utilizado está em fazer isso manualmente no Portal da NF-e, buscando nota por nota. É seguro e certeiro.

Manifesto do destinatário: o último passo

Esse passo se dá quando você já tem os arquivos XML autênticos da nota. Esse manifesto serve para você se posicionar perante o fisco, sobre as operações em que sua empresa esteve envolvida. Uma coisa é certa: você não pode controlar alguém que queira manifestar uma nota falsa no seu CNPJ. Mas você pode se manifestar, perante aquilo que está feito, utilizando os eventos de “confirmação”, “desconhecimento” ou “operação não realizada”.

Cada um desses eventos tem prazos para serem efetivados, então quanto antes as notas forem identificadas, tudo fica mais fácil para você.

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Referência textual: Blog Eficiência Fiscal