Inconsistência nos números registrados, registros que não batem, falta de um produto na hora de vender: todos esses itens são sinônimos de furos no estoque. O nome ou termo não importam, pois se referem à um mesmo problema: uma quantidade de um item registrada no sistema, mas que na verdade não bate com os números reais, existentes no seu estoque.
Qual o problema disso? À primeira vista, pode parecer algo irrelevante. Mas e quando seu cliente chegar para comprar o item em questão, que está faltante? Após a venda ser finalizada, nota-se que o produto está faltante no estoque. E então, o que fazer? Aí já era, e sua empresa acabou de passar por uma situação meio constrangedora.
O que pode ocasionar erros e furos no estoque?
Sobre as causas do problema, sabemos que podem ser várias, e tudo depende muito. O erro pode ser humano (descuido na hora de registrar o acerto de estoque, bem como as entradas e saídas que aconteceram, ou até mesmo trocar entradas por saídas; furtos também entram aqui), ou pode ser tecnológico, indo desde falhas da máquina (hardware), até mesmo do seu software, ou planilha que utiliza para registrar isso.
A questão que surge é: mas se são várias as causas, então é impossível ter controle total de furos de estoque, ou seja, é impossível controlar esses furos e erros? Aí depende muito. Nós te diríamos que é possível, sim, controlar isso. Como? Para entender melhor, veja as dicas que deixaremos abaixo.
1 – Tenha um sistema de gestão especializado
Esse é o começo de tudo. Não adianta ter um sistema mediano, ou até mesmo utilizar planilha para fazer operações internas. Ferramentas que já ficaram no passado, tendem a te atrasar e puxar para o passado. Se o seu sistema dá problema constantemente, ou te deixa na mão em momentos cruciais, está na hora de rever os seus processos internos.
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2 – Acerto e manutenção do estoque
Depois de você já ter melhorado seus processos internos, e já contar com um sistema de gestão especializado, daí sim poderá passar para os outros passos. O próximo, como já dito aqui, é fazer a regulação e acerto constantes do seu estoque. Isso pode parecer mais do que óbvio, mas muitas pessoas acabam por não levar essa parte muito a sério. Fazem o acerto lá de vez em quando, e é claro que isso vai gerar inconsistências.
Nesse sentido, essa segunda dica vai mais no sentido de alerta propriamente, do que de reflexão. Manutenções diárias no estoque já previnem (e muito) possíveis furos futuros que podem ocorrer. É melhor sempre se antecipar.
3 – Invista na segurança do estoque
Os cuidados com a segurança do estoque também são essenciais, e esse é outro ponto óbvio que, entretanto, também é muito esquecido, regularmente. A relevância da segurança e cuidados com o estoque se dá em vários níveis: primeiro, ter um sistema de monitoramento e proteção eficaz (câmeras, alarmes, etc.), para prevenção de furtos, por exemplo.
Outro ponto é ter profissionais que de fato entendam o que deve ser feito lá: quais os cuidados básicos com os itens, a organização, separação de itens que já estão vencendo, enfim. O que importa, realmente, é a cautela necessária, o zelo.
4 – Trabalhe com o estoque necessário
Não tenha mais do que precisa. Essa é uma regra de ouro! Não adianta ter excedentes que não se movimentam, que não geram nada para você. Se existe algum produto com pouca saída, o ideal é fazer uma queima de estoque e, futuramente, não investir mais nele. Essa dica vai, sobretudo, para aquelas pessoas que já dispõem de pouco espaço para armazenamento.
Quando há má distribuição de espaço, o que é essencial passa a perder espaço. E quem sai prejudicado, no fim das contas, é você, sua empresa e funcionários.
5 – Analise os lançamentos antigos de produtos
Está faltando algum lançamento, que deveria ter sido feito? Esse é outro ponto que gera furos e erros desnecessários. Claro que, nesse caso, será mais complicado ter a relação correta do que deveria ter sido lançado. Mas talvez alguma inconsistência seja relatada e, eventualmente, corrigida. Será mais fácil identificar lançamentos de pedidos, do que propriamente de vendas lançadas.
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