Devemos sempre lembrar que muitos motivos podem estar por trás de um atraso de pagamento, por isso é preciso tomar cuidado no momento da cobrança para não prejudicar o seu relacionamento com o cliente.
Previna a inadimplência do cliente
Avise seu cliente antes do vencimento para evitar essas situações, isso pode ser feito tanto por um sistema automático de envio de emails ou por uma equipe de pós vendas. Outra opção que tem resultados positivos é a premiação de bons pagadores como o acúmulo de pontos que dão direito a participar de eventos, receber brindes e condições especiais. Além disso sempre deixe claro a perda de benefícios em casos de inadimplência.
Consulte o histórico do seu cliente
Cobrar alguém que sempre pagou em dia com um tom indesejado, pode ser igual abrir a porta de saída para seu cliente. Por isso tome cuidado, cada cliente deve ser cobrado de forma diferenciada.
Caso seja o primeiro atraso de pagamento do seu cliente, mande um lembrete via SMS ou e-mail, se não houver um retorno, entre em contato, peça se ele recebeu a cobrança ou se teve algum problema. Deixe claro as opções de reenvio e de pagamento.
Se o cliente já possui um histórico de inadimplência constante, a dica é criar um procedimento padrão, com prazos e estratégias amigáveis para cada tipo de ação: primeiro contato, encaminhamento para cartório, entre outros.
Ofereça vantagens e esteja aberto a renegociações
Após verificar o motivo do atraso no pagamento sua empresa deve estar disposta a renegociar a dívida e oferecer vantagens para o pagamento do valor devido, como parcelamentos ou descontos.
Fique atento aos horários e às datas
Ligações repetitivas ou em horários inapropriados, como antes das 8:30h ou depois das 21h, além de cobranças em datas comemorativas como no aniversário do consumidor, podem ser mal interpretadas pelo cliente. Para que isso não aconteça, estabeleça regras do que é permitido e do que não é na política de cobrança da sua empresa. A forma como seu cliente recebe a cobrança pode impactar mais do que o contato real. Por isso, utilizar meios indiretos em um primeiro momento como um SMS, pode ser mais eficaz do que uma ligação telefônica em um horário inapropriado .
Use uma abordagem amigável e respeitosa
O tom de cobrança deve ser direto, mas amigável e sem agressividade. Não esqueça que esse cliente inadimplente pode, no futuro, voltar a fazer negócios. Caso ele se sinta ofendido com a abordagem da cobrança, pode romper o relacionamento com a sua empresa, que ainda sairá com uma imagem negativa.
Adeque a política de cobrança ao Código de Defesa do Consumidor lei nº 8.078/1990, para evitar problemas jurídicos para a sua empresa. Para você ter uma ideia do que a lei apresenta, causar constrangimento ao cliente com atraso, como cobrá-lo no trabalho ou realizar ameaça, são práticas proibidas!
Ou seja, use uma abordagem direta, compatível com o seu tipo de cliente, que passe as informações mais importantes, mas sem coagir ou constranger.
Contudo, para que esses processos sejam realizados de forma correta, é indicado a utilização de ferramentas de gestão , que ajudam a organizar, emitir notificações e acompanhar os casos de inadimplência com mais eficiência e agilidade.
Assista o vídeo e veja como a Visual Software pode ajudar você automatizar e organizar a sua central de cobranças!
